你可能有过这样的经历——被困在一个无聊的商务会议中，盯着时钟看，而你的经理却在没完没了地讲另一份无关的报告。你想象着你可以利用这段时间做些什么，也许是完成工作、吃午饭或与同事社交。
无效的业务团队会议充其量只是浪费时间。然而，在最坏的情况下，它们会降低员工的士气，破坏人际关系，并使公司损失数千美元的生产力。一只水獭。一份报告发现，一家拥有100多名员工的公司每年可以通过减少无意义的会议节省近250万美元。
疫情带来的变化——例如混合工作安排、新技术和远程工作人员——使团队会议更具挑战性。
一些组织已经完全取消了会议。例如，加拿大电子商务公司Shopify在1月份进行了一次“日历清洗”，“永远”取消了所有两人以上的重复会议。然而，其他商业领袖坚持认为，会议对工作场所至关重要。
那么，开会真的有必要吗?如果是这样的话，我们怎样才能让它们不那么烦人呢?
拉梅>无论你的角色是什么，这里有7个建议和策略，你可以实施，让工作会议更有效，更有成效，最终更愉快。
带着目的见面
仅仅因为你在日历上安排了每周三的团队会议，并不意味着你必须——甚至应该——每周开会一次。
员工的时间是宝贵的，所以要有目标。如果你是一名经理，问问自己，开会是否是对团队时间的最有效利用。你所需要的东西是否可以通过电子邮件或非正式聊天轻松分类?
“有一件事被忽略了，那就是开会的成本有多高。这是一种无形的成本，”加拿大组织行为学研究主席、麦克马斯特大学德格鲁特商学院教授凯瑟琳·康纳利(Catherine Connelly)说。
她说:“如果人们每小时赚100美元，而你的会议有10个人参加，那么你在会议上就花了1000美元。”“所以，你必须问问自己，你是否能从那次会议中获得1000美元的生产力。”
试着缩短会议时间
虽然一些公司取消了大部分会议，但康纳利认为，这些会议仍然很重要。她强调，在会议前后进行的非正式谈话可以帮助培养团队精神，并在员工之间建立信任。
但康纳利说，企业领导人应该考虑缩短例行会议的时间。
“默认一个小时的会议是一个真正的错误，”她说。“如果有的话，默认时间可能是半小时，也可能是20分钟。”
邀请合适的人
会议邀请是一种技巧。提前足够的通知，这样它就会出现在人们的日程上，但不要提前太久，以至于他们忘记了。如果你正在组织会议，你需要弄清楚谁需要出席，在邀请函中指出哪些员工必须参加会议，哪些员工可以选择参加会议。
没有什么比被迫参加一个与工作无关的会议更糟糕的了。同样，当需要出席的人没有出席时，也会令人沮丧。
一些商业领袖邀请所有人，因为他们害怕排除团队成员，即使他们不需要在场。这可能是个错误。
康纳利建议通过电子邮件让每个人都知道讨论的话题。在那里，人们可以在会议开始前加入他们的意见。然后，只邀请决策者参加会议，或者邀请任何有价值意见的人。
拉梅>制定议程
对于大多数会议来说，议程是至关重要的，它为接下来的会议奠定了基础。理想情况下，你应该提前准备好，并与出席会议的人分享。如果需要做任何会前准备，请在议程中明确说明。
康奈利指出，制定会议大纲也有助于促进与会者之间的讨论。
这听起来可能有悖常理，但进行良好讨论的最佳方式是有更多的结构。问题是，有时人们不遵循议程，只是把自己的想法说出来，然后说:“你怎么看?”以这种方式开始讨论没问题，但你不能让它变成一场混战，”她说。“吸引人们的方法是进行非常有条理的讨论。”
搞好混合式工作会议
混合型团队会议——一些人在办公室，另一些人在网上——是一件令人痛苦的事情，与完全面对面或虚拟的会议相比，协调起来要困难得多。
但它们正变得越来越普遍:“我们现在开会的传统开场白不是‘你好，很高兴见到你’，而是‘你能听到我说话吗?’”康纳利说。
这取决于主席或组织会议的人，以确保每个人都感到被包括在内。她说，一个不错的策略是将与会者的视频虚拟地放映出来。经理们可以考虑切换到共享文档或所有人都能看到的虚拟白板，而不是只对董事会成员可见的白板。
抛弃破冰者
破冰是完全没有必要的，是在浪费宝贵的时间。所以，抛弃它们吧。
康纳利开玩笑说:“你可以忍气吞声，开个会，而不用知道什么和你名字的首字母押韵。”他指出，绝大多数员工都讨厌打破僵局的人。
发出会议纪要和行动清单纳夫莱项目
理想情况下，一个充满协作讨论的富有成效的会议会产生一个决定和一个行动方针。然而，必须将讨论的内容贯彻到底。
主席或任何做记录的人都应该将会议纪要和可执行事项的清单发送电子邮件。如果没有这样的列表，您的团队很可能会在下次会议中浪费大量时间来回顾已经讨论过的内容。
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